III. KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU/TÍNH TOÁN/MÔ PHỎNG VÀ THẢO LUẬN (RESULTS AND DISCUSSION)
Giải pháp chuẩn hóa quy trình thanh toán tiền điện mua ngoài đã được áp dụng làm cơ sở xây dựng phần mềm số hóa quy trình thanh toán tiền điện mua ngoài thuộc quy trình số hóa nghiệp vụ Kinh doanh & Tài chính kế toán của EVNNPC.
Giải pháp giúp Tổng công ty rút ngắn thời gian kiểm soát hồ sơ thanh toán do quá trình chuẩn hóa được thực hiện ở cả dữ liệu đầu vào như hợp đồng, mã số thuế khách hàng, tài khoản giao dịch, ngân hàng thụ hưởng, giảm thiểu rủi ro trong quá trình thanh toán cho khách hàng.
Với khối lượng khách hàng nhiều, giá trị thanh toán lớn, giải pháp này giúp Tổng công ty tổng hợp nhanh giá trị đã thanh toán, chưa thanh toán theo tháng thực hiện để thuận lợi trong việc cân đối công tác thu nộp tiền điện với EVN do các hợp đồng mua bán điện IPP thực hiện theo ủy quyền của EVN và NPC thanh toán hộ EVN.
Cho phép quản lý được hồ sơ đầy đủ theo hệ thống, ràng buộc về số lượng cũng như loại giấy tờ văn bản bắt buộc cần có.
Giải pháp giúp Lãnh đạo quản lý được việc thanh toán cho khách hàng cũng như hiệu quả làm việc của chuyên viên thụ lý hồ sơ.
IV. KẾT LUẬN VÀ KHUYẾN NGHỊ (CONCLUSIONS):
Việc triển khai dự án số hoá quy trình nghiệp vụ kinh doanh trong lĩnh vực quản lý các HĐMBĐ & thanh toán tiền điện mua ngoài các NMĐ IPP tạo ra một số lợi ích và hiệu quả định tính và định lượng trong hoạt động sản xuất, kinh doanh của Tổng Công ty Điện lực miền Bắc. Góp phần hoàn thành kế hoạch triển khai hệ thống công nghệ thông tin theo định hướng phát triển CNTT 2019 – 2025 của Tập đoàn Điện lực Việt Nam.
Chuyển đổi số góp phần minh bạch hóa, nâng cao tính liên kết của các chu trình công việc, giảm thiểu tối đa công đoạn thủ công, chuyển đổi số dữ liệu từ dạng vật lý sang dạng số. Xóa bỏ khoảng cách giữa các ban, phòng trước khi chuyển đổi số sự liên kết thông tin giữa các phòng ban với nhau chưa rõ ràng, các phòng ban có phần mềm riêng lẻ khác nhau khi chuyển đổi số tạo ra nền tảng kết nối giữa các phòng ban, mỗi phòng ban vẫn có công cụ để phục vụ chuyên môn mà vẫn có thể giao tiếp với bộ phận khác nhờ hệ thống Big Data.
Hiệu quả mang lại trong toàn Tổng công ty Điện lực miền Bắc:
1. Chuẩn hóa quy trình, văn bản
Chuẩn hóa quy trình, văn bản từ Tổng công ty đến các đơn vị thành viên, thống nhất 1 hệ thống quy trình, nội dung văn bản trên toàn EVNNPC và các đơn vị thanh viên vận hành thông suốt, có tính hệ thống, thống nhất toàn EVNNPC.
Mã hóa nội dung văn bản, tiết kiệm thời gian kiểm soát văn bản.
a) Tiết kiệm thời gian
Hầu hết các bước được số hóa này trước đây đang được thực hiện thủ công bằng tay và giấy tờ. Do đó, khi triển khai hệ thống số hóa, sẽ tinh giảm được khối lượng rất lớn công việc bằng giấy tờ, bằng tay, tập trung vào việc đánh giá các chỉ số bằng dữ liệu và người dùng sẽ tương tác với hệ thống phần mềm để thực hiện công việc. Chính quá trình này sẽ thúc đẩy việc chuyển đổi hình thức tương tác giữa các đơn vị, CBNV từ trực tiếp sang trực tuyến.
Đơn giản hóa quy trình tạo yêu cầu, phê duyệt yêu cầu từ các cấp lãnh đạo để công việc hoạt động một cách nhanh hơn, chính xác hơn. Giảm thời gian trình ký, phê duyệt nội bộ do có thời gian đo lường công việc. Quá trình này sẽ thúc đẩy việc chuyển đổi hình thức tương tác giữa các đơn vị, CBNV từ trực tiếp sang trực tuyến. Thời gian trung bình xử lý công việc dự kiến tiết giảm được của mỗi quy trình luồng công việc sau khi áp dụng số hóa đạt từ mức 20-30% so với thời gian thực hiện luồng công việc đó thủ công. Tổng thời gian trung bình xử lý công việc các lĩnh vực của Tổng công ty khi vận hành trên hệ thống phần mềm số hóa ước tính hàng nghìn giờ làm việc cho mỗi năm.
b) Đo lường và nâng cao chất lượng công việc
Việc chuyển toàn bộ công tác thủ công sang các nghiệp vụ, quy trình đã được tin học hóa với các dữ liệu, biểu mẫu, các bước thực hiện quy chuẩn đảm bảo hạn chế xảy ra các lỗi nghiệp vụ hoặc nhanh chóng xử lý khi xảy ra lỗi, góp phần nâng cao chất lượng công việc trong từng lĩnh vực.
Trong 6 quy trình lớn (27 quy trình nhỏ), mỗi quy trình được chia từng bước công việc được gắn với trách nhiệm mỗi cá nhân, do đó hoàn toàn có thể đo lường chất lượng, số lượng công việc của mỗi cá nhân/đơn vị. Từ đó lãnh đạo đơn vị có thể theo dõi, kiểm soát, đánh giá năng lực, kết quả công việc cũng như đưa ra các giải pháp linh hoạt trong điều tiết được số lượng công việc cho cá nhân phù hợp để kịp thời đảm bảo hiệu quả SXKD của đơn vị.
Linh hoạt trong việc thay đổi các bước trong luồng công việc, nghiệp vụ để phù hợp với điều kiện công việc hoặc tổ chức công việc.
c) Đo lường và nâng cao thời gian xử lý công việc
Mỗi bước của các luồng công việc sẽ được đặt chế độ cố định tối đa thời lượng xử lý công việc (SLA), do đó có thể dự kiến được tổng lượng thời gian xử lý của toàn bộ quy trình nghiệp vụ đó là bao nhiêu thời gian, tại mỗi bước có bao nhiêu thời gian để xử lý công việc của mình. Trên cơ sở thống kê, tiếp tục điều chỉnh mức SLA để tối ưu thời gian xử lý công việc hơn nữa, đảm bảo hiệu quả tăng năng suất lao động.
Trên cơ sở tối ưu hóa năng suất nhân viên, người quản lý dễ dàng đánh giá được chất lượng, hiệu quả công việc của cán bộ nhân viên từ đó xây dựng thang điểm KPI cho từng cán bộ nhân viên;
a) Nâng cao khả năng quản lý, giám sát công việc
Phần mềm có các chức năng như: nhắc việc, cảnh báo, khóa thao tác, v.v và đo lường thời gian xử lý công việc.
Các thành phần tham gia quy trình sẽ nhận được các thông báo cảnh báo từ hệ thống, nâng cao khả năng quản lý giám sát công việc của CBNV cũng như các lãnh đạo đơn vị/Tổng công ty, cụ thể:
- Bộ phận tạo yêu cầu (cán bộ nhân viên phụ trách công việc) sẽ theo dõi được trạng thái yêu cầu, tiến độ thực hiện công việc và có thể tương tác với người xử lý ở các bước (lãnh đạo bộ phận, các phòng ban, lãnh đạo đơn vị).
- Bộ phận xử lý sẽ theo dõi và được cảnh báo các yêu cầu cần phải xử lý.
- Lãnh đạo đơn vị có thể nắm được chính xác tiến độ, tiến trình thực hiện công việc đang ở các bước như thế nào để từ đó có thể đôn đốc, điều hành.
b) Khả năng lập kế hoạch, tổng hợp công việc hiệu quả
- Dữ liệu của các quy trình, nghiệp vụ được số hóa lưu trữ trực tuyến, chính xác và minh bạch, có thể truy xuất lịch sử.
- Thực hiện tổng hợp được các số liệu các báo cáo nhanh chóng, chính xác từ cấp Tổng công ty/Công ty Điện lực/Điện lực (tùy theo lĩnh vực chuyên môn) để Lãnh đạo cấp trên kịp thời đưa ra các quyết định và phương án thực hiện, triển khai công việc.
c) Quản trị điều hành hiệu quả về nhân lực
Hệ thống định danh rõ đến từng người dùng, người dùng chịu trách nhiệm từng công đoạn công việc, tiến độ hoàn thành công việc, có thể đo lường và thống kê công việc thực hiện, mức độ hoàn thành, báo cáo các chỉ tiêu đánh giá của hệ thống. Từ đó lãnh đạo có thể chủ động thực hiện:
- Đánh giá năng suất lao động CBNV để kịp thời động viên, khen thưởng hoặc đối với trường hợp chưa đạt chất lượng thì có kế hoạch bồi dưỡng, đào tạo nâng cao trình độ CBNV.
- Kịp thời điều hành, bố trí tổ chức lực lượng CBNV phù hợp trong triển khai công việc để đảm bảo hiệu quả và tiến độ trong công tác SXKD.
d) Nâng cao khả năng bao quát và giải quyết công việc hiệu quả:
- Lãnh đạo đơn vị/Tổng công ty có thể kiểm soát được toàn bộ chu trình thực hiện các quy trình nghiệp vụ cụ thể, đầu mối các đơn vị/phòng ban tại các bước, thời hạn thực hiện các bước.
- Lãnh đạo đơn vị/Tổng công ty có thể tương tác phê duyệt theo phân cấp và cho ý kiến ngay trên hệ thống.
Tiết kiệm chi phí giấy tờ in ấn, lưu trữ chứng từ.
Chứng từ kế toán lưu giữ trên một phần mềm tự động tích hợp với từng hệ thống quản trị nội bộ dễ dàng truy xuất, tìm kiếm phục vụ đoàn kiểm tra, thanh tra.
5. Tính liên kết với các phần mềm dùng chung
Các phần mềm liên kết với phần mềm số hóa, đòi hỏi được chuẩn hóa, cập nhật đồng bộ đầy đủ. Đảm bảo các hồ sơ, chứng từ phải được cập nhật đầy đủ; đi qua tất cả các khâu trong qui trình để kiểm soát và ký số thì mới được thanh toán.
- Với kho chứa dữ liệu được chuyển từ các phân hệ quản trị ERP, dữ liệu mang tính tập trung nên cho phép cung cấp thông tin ở nhiều mực độ khác nhau, phân tích dữ liệu, cung cấp báo cáo tự động hàng ngày (báo cáo dòng tiền, báo cáo công nợ, …). Cung cấp thông tin cho nhà quản trị để ra quyết định kinh doanh.
- Các báo cáo tự động được thiết kế tóm tắt theo một thời gian, tiêu chí nhất định gửi về email của các nhà quản trị, tăng cường sự minh bạch và hiệu quả trong hệ thống quản trị doanh nghiệp thay vì chờ nhân viên gửi báo cáo qua email hoặc báo cáo bản cứng người quản lý có thể chủ động xem các loại báo cáo mà mình muốn bất cứ lúc nào.
V. LỜI CẢM ƠN (ACKNOWLEDGMENT)
Để thực hiện và hoàn thành đề tài nghiên cứu khoa học này, nhóm tác giả đã nhận được sự hỗ trợ, giúp đỡ cũng như là quan tâm, động viên từ nhiều ban, lãnh đạo ban, lãnh đạo Tổng công ty và cá nhân. Nghiên cứu khoa học cũng được hoàn thành dựa trên sự tham khảo, học tập kinh nghiệm từ các cán bộ quản trị trực tiếp ở các công ty điện lực, Đặc biệt hơn nữa là sự hợp tác, sự giúp đỡ, tạo điều kiện về tinh thần từ phía các đồng nghiệp.
Trước hết, nhóm tác giả xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Ban lãnh đạo của Tổng công ty, hội đồng nghiên cứu khoa học của Tổng công ty đã luôn dành nhiều thời gian, công sức hướng dẫn nhóm tác giả trong suốt quá trình thực hiện nghiên cứu và hoàn thành đề tài nghiên cứu khoa học.
Nhóm tác xin trân trọng cám ơn hội đồng nghiên cứu khoa học, các cán bộ quản trị, các cán bộ hỗ trợ vận hành đã tận tình truyền đạt những kiến thức quý báu, giúp đỡ nhóm tác giả trong quá trình nghiên cứu.
Tuy có nhiều cố gắng, nhưng trong đề tài nghiên cứu khoa học này không tránh khỏi những thiếu sót. nhóm tác giả kính mong các chuyên gia, những người quan tâm đến đề tài, đồng nghiệp tiếp tục có những ý kiến đóng góp, giúp đỡ để đề tài được hoàn thiện hơn.
Một lần nữa nhóm tác giả xin chân thành cám ơn!
In bài viết