Số hóa quy trình quản lý hợp đồng mua bán điện và thanh toán tiền mua điện các nhà máy điện IPP (Phần 1)

Tóm tắt

Tổng công ty Điện lực miền Bắc đang quản lý, thực hiện hợp đồng mua bán điện với trên 250 các nhà máy thủy điện nhỏ theo phân cấp, ủy quyền của Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN); trong các năm tới số lượng các nhà máy sẽ tăng lên đến 300 ÷ 400 các nhà máy. Đối với công tác tiếp nhận, giải quyết và ký kết hợp đồng mua bán điện; công tác xác nhận, đối soát thanh toán tiền mua điện cho chủ đầu tư các nhà máy điện ngoài ngành (IPP) chưa thực hiện chuyển đổi số, hồ sơ tài liệu phát sinh thường xuyên và liên quan đến các thủ tục nội bộ giữa các Ban trong Tổng công ty đòi hỏi việc số hóa các quy trình để thuận tiện trong công tác quản lý HĐMBĐ và thanh toán tiền điện cho các nhà máy.

Trên cơ sở rà soát, phân tích, đánh giá và tổng hợp các báo cáo; Để đồng nhất, liên thông với kế hoạch chuyển đổi số chung của EVN & Tổng công ty Điện lực miền Bắc, Ban Kinh doanh thực hiện công tác chuyển đổi số đối với quy trình quản lý hợp đồng mua bán điện, quy trình thanh toán tiền điện các nhà máy IPP. Cụ thể:

- Quy trình nghiệp vụ quản lý hợp đồng mua bán điện các nhà máy điện IPP gồm: Tiếp nhận, giải quyết yêu cầu chấp thuận mua điện IPP; Thỏa thuận đấu nối hợp đồng IPP; Thỏa thuận hệ thống đo đếm; Ký kết HĐMBĐ; Thủ tục nghiệm thu hệ thống đo đếm điện năng & Quản lý, theo dõi hợp đồng sau khi nhà máy vận hành thương mại.

- Quy trình nghiệp vụ hồ sơ thanh toán IPP: Các khoản mục cần thanh toán bao gồm tiền điện thương phẩm hàng tháng, thuế tài nguyên nước hàng tháng, dịch vụ môi trường rừng hàng quý; Tiền cấp quyền khai thác tài nguyên nước định kỳ theo quyết định của Bộ tài nguyên môi trường và thông báo của cơ quan thuế địa phương chủ quản. Tổng hợp và lập các báo cáo, giá trị các khoản mục chi tiết để quản lý, theo dõi dòng tiền; Phát hành hóa đơn chi hộ tiền điện cho EVN.

Từ khóa

Hợp đồng mua bán điện; Nhà máy điện IPP; Số hóa quy trình; Thanh toán tiền điện.

Chữ viết tắt:

Tập đoàn Điện lực Việt Nam: EVN

Tổng công ty Điện lực miền Bắc: EVNNPC

Hợp đồng mua bán điện: HĐMBĐ

Nhà máy điện: NMĐ

Các dự án điện độc lập: IPP.

I. GIỚI THIỆU (INTRODUCTION)

Cuộc Cách mạng công nghệ lần thứ tư (CMCN 4.0) với sự tiến bộ vượt bậc của khoa học công nghệ đã tác động mạnh và sâu sắc đến các lĩnh vực hoạt động trên thế giới, là cuộc cách mạng về sản xuất thông minh, dựa trên việc sử dụng internet kết nối vạn vật để chuyển hóa toàn bộ thế giới thực thành thế giới số. Cuộc Cách mạng công nghệ 4.0 dựa trên nền tảng công nghệ số, tích hợp các công nghệ thông minh để tối ưu hóa quy trình sản xuất, quy trình kinh doanh, quy trình nghiệp vụ. Đây cũng vừa là cơ hội vừa là thách thức đối với mỗi quốc gia, mỗi dân tộc, mỗi ngành và đòi hỏi phải có sự thay đổi phù hợp. Việc ứng dụng thành quả của CMCN 4.0 vào hoạt động sản xuất kinh doanh của Tập đoàn Điện lực Việt Nam nói chung của Tổng công ty Điện lực miền Bắc (EVNNPC) nói riêng trên nền tảng số hoá sẽ có vai trò quyết định đến sự phát triển của Tập đoàn và của Tổng công ty.

Hiện trạng công tác kinh doanh: Số lượng cán bộ nhân viên làm việc công tác kinh doanh lớn trải dài trên nhiều tỉnh thành, trình độ năng lực có sự chênh lệch không đồng đều. Tổng công ty đã xây dựng một số quy trình nghiệp vụ trên các lĩnh vực kinh doanh, tài chính, kế toán. Tuy nhiên các quy trình còn mang tính thủ công hoặc chuyển đổi số một phần, chưa thực sự tiến đến công tác thay thế hoàn toàn giấy tờ trong xử lý công việc hay nói cách khác điện tử hóa toàn bộ công việc hàng ngày của đơn vị. Với số lượng phần mềm ứng dụng trong lĩnh vực kinh doanh, tài chính kế toán nhiều, người dùng rất bất tiện khi phải tương tác với nhiều ứng dụng trong cùng 1 quy trình công việc. Các phần mềm nhiều nhưng chưa có sự tích hợp, liên kết, chưa hỗ trợ tốt trong công tác báo cáo quản trị, báo cáo phục vụ đoàn thanh tra, kiểm tra, …

Với những chỉ đạo của Lãnh đạo EVNNPC quyết tâm xây dựng Tổng công ty trở thành đơn vị phát triển toàn diện trên cơ sở ứng dụng thành tựu KHCN trong các hoạt động. Để ứng dụng hiệu quả các thành tựu của CMCN 4.0, việc chuyển đổi số là tiền đề và có ý nghĩa quyết định. Mục tiêu chuyển đổi số lĩnh vực kinh doanh và tài chính kế toán tại EVNNPC phải gắn liền với Phương án ứng dụng CNTT và chuyển đổi số trong giai đoạn 2021-2025 của EVN. Ban Kinh doanh Tổng công ty đã xây dựng kế hoạch hành động cụ thể đối với các Quy trình nghiệp vụ quản lý hợp đồng mua bán điện và Quy trình nghiệp vụ thanh toán tiền điện các nhà máy điện mua ngoài ngành theo phân cấp của EVN cụ thể : các nhà máy thủy điện nhỏ có công suất nhỏ hơn hoặc bằng 30MW, cụm các NMTĐ có tổng công suất nhỏ hơn hoặc bằng 60MW được ký hợp đồng theo Biểu giá chi phí tránh được & các nhà máy bán điện dư lên lưới của EVNNPC (nhà máy IPP).

II. CƠ SỞ LÝ THUYẾT/PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU THEORETICAL FRAMEWORD/METHODS)

1. Thực trạng công tác quản lý HĐMBĐ và thanh toán chi phí điện mua ngoài các nhà máy IPP:

EVNNPC đang theo dõi quản lý và thanh toán hợp đồng mua điện của các nhà máy thủy điện nhỏ theo ủy quyền của EVN. Mỗi tháng phát sinh chứng từ thanh toán của trên 250 hợp đồng mua bán điện tương ứng với 284 Nhà máy thủy điện.

Các khoản mục cần thanh toán bao gồm tiền điện thương phẩm hàng tháng, thuế tài nguyên nước hàng tháng, dịch vụ môi trường rừng hàng quý và tiền cấp quyền khai thác tài nguyên nước định kỳ theo quyết định của Bộ tài nguyên môi trường và thông báo của cơ quan thuế địa phương chủ quản.

Cuối tháng, tổng hợp và lập bảng kê sản lượng, giá trị các khoản mục chi tiết để phát hành hóa đơn chi hộ tiền điện IPP hàng tháng cho Công ty mua bán điện - EVN.

2. Ưu điểm và đối tượng áp dụng:

2.1. Ưu điểm của giải pháp:

Các hồ sơ tài liệu được đồng bộ trên hệ thống giúp cho việc soát xét kiểm soát của các bộ phận được nhanh chóng với một bộ dữ liệu đồng nhất, lãnh đạo có thể tương tác, phê duyệt hoặc cho ý kiến ngay trên hệ thống, yêu cầu chỉnh sửa bổ sung thông tin kịp thời.

Giải pháp cho phép đính kèm và lưu trữ các file dữ liệu liên quan, thông tin chính xác, kịp thời để phục vụ cho nhu cầu quản trị của lãnh đạo và cung cấp hồ sơ kịp thời theo yêu cầu thanh kiểm tra.

- Quản lý HĐMBĐ các NMĐ IPP:

+ Quản lý hồ sơ thỏa thuận thiết kế kỹ thuật hệ thống đo đếm điện năng và hệ thống thu thập số liệu đo đếm; Biên bản thỏa thuận đấu nối của nhà máy điện vào lưới EVN; Quản lý thông tin chủ đầu tư & theo dõi ký hết HĐMBĐ; Quản lý các bước trong quá trình nghiệm thu hệ thống đo đếm điện năng; nghiệm thu chạy thử nghiệm mang tải các tổ máy; công nhận ngày vận hành thương mại các tổ máy & theo dõi thời hạn kiểm định định kỳ thiết bị đo đếm điện năng sau khi nhà máy điện đi vào vận hành.

- Thanh toán tiền điện IPP:

+ Với trung bình 300 bộ hồ sơ thanh toán hàng tháng, quy trình đảm bảo thanh toán nhanh chóng và thuận tiện cho khách hàng, rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ của cả Ban Kinh doanh và Ban TCKT.

+ Khi kết nối & đồng bộ được dữ liệu, số liệu điện mua ngoài các Nhà máy điện IPP với Quy trình số hóa, sản lượng điện IPP hàng tháng cho từng nhà máy sẽ được tổng hợp tự động.

+ Quy trình được chuẩn hóa từ quá trình ký hợp đồng mua bán điện, bao gồm tên khách hàng, tên nhà máy thủy điện, số hợp đồng, số tài khoản, ngân hàng thụ hưởng. Khi chuyên viên bấm chọn hợp đồng cần thanh toán thì các thông tin liên quan sẽ được tự động cập nhật vào tờ trình thanh toán, giảm thiểu sai sót và thời gian soát xét hồ sơ thanh toán hàng tháng.

2.2. Đối tượng áp dụng:

- Tại các Ban Kinh doanh, Kỹ thuật & Tài Chính kế toán của Tổng công ty

3. Nội dung giải pháp:

Công tác chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ trong EVN; các chủ trương định hướng của EVN đã và đang được cụ thể thể hóa.

Tại EVNNPC, công tác chuyển đổi số đã được Tổng Công ty chỉ đạo tại Nghị quyết số 141/NQ-EVNNPC ngày 08/04/2021 và có lộ trình cụ thể. Trong giai đoạn năm 2021-2022, chuyển đổi số ưu tiên các lĩnh vực: Kinh doanh - Kỹ thuật vận hành - Tài chính kế toán.

3.1- Mục đích:

Giải pháp chuẩn hóa quy trình thanh toán IPP gồm chuẩn hóa hợp đồng, chuẩn hóa về số lượng cũng như loại giấy tờ văn bản bắt buộc cần có như Biên bản xác nhận chỉ số công tơ và sản lượng điện năng nhà máy hàng tháng, bảng thanh toán điện thương phẩm và thuế phí hàng tháng, tờ trình thanh toán tiền điện mua hàng tháng và các tài liệu khác kèm theo như hóa đơn, đề nghị thanh toán của các chủ đầu tư Nhà máy thủy điện…giúp quản lý khách hàng, hợp đồng, tình hình thanh toán có hệ thống, lấy số liệu tổng hợp báo cáo nhanh chóng và thuận tiện.

Quy trình thanh toán điện mua ngoài được chuẩn hóa làm cơ sở để xây dựng phần mềm số hóa các nghiệp vụ Tài chính kế toán theo lộ trình chuyển đổi số của Tổng công ty.

(Còn tiếp)