Làm sao để làm việc tại nhà hiệu quả trước sự lây lan của dịch Covid - 19?

Trước đây với những nhân viên của các công ty đa quốc gia hoặc tổ chức nước ngoài, làm việc từ xa không phải là mới, nhưng từ khi xảy ra dịch bệnh, mô hình này được áp dụng triệt để tại nhiều đơn vị doanh nghiệp.

Chị Nguyễn Bích Hiền, làm việc cho một tổ chức quốc tế tại Hà Nội, cho hay: “Cơ quan chúng tôi có hệ thống quản lý nhân viên toàn cầu, kết nối với máy chủ ở Thụy Sĩ, trước đây hệ thống đã cho phép nhân viên làm việc từ xa, có thể tại nhà, khi đi công tác hoặc cả khi đi du lịch. Khi xảy ra dịch bệnh, ngoài cho phép nhân viên tại các vùng dịch ở nhà làm việc, cơ quan còn khuyến cáo hạn chế đi lại, hạn chế sử dụng phương tiện công cộng…”.

Làm việc từ xa là mô hình được nhiều doanh nghiệp lựa chọn để phòng tránh dịch Covid-19(Ảnh nguồn internet)

Anh Nguyễn Hoàng Giang, Giám đốc Công ty CP Vườn Hoàn Thiện, chuyên thiết kế, trang trí văn phòng, có trụ sở tại Q.Cầu Giấy (Hà Nội), cho biết từ 16.3, các nhân viên khối văn phòng của công ty được làm việc tại nhà, chỉ có nhân viên trực tiếp sản xuất là đi làm luân phiên. “Tuần trước, tòa nhà của chúng tôi bị phong tỏa do có người trong diện F1 (tiếp xúc với người mắc Covid-19). Giờ chính quyền tiếp tục khuyến cáo người dân hạn chế ra đường nên chúng tôi cũng cho nhân viên làm việc từ xa. Dịch bệnh ảnh hưởng rất nhiều đến công việc kinh doanh, làm việc ở nhà cũng là cách giảm tối đa các chi phí xăng xe, thuê địa điểm…”, anh Giang nói.

Trong tình huống như vậy, làm việc tại nhà có thể là một lựa chọn khả thi và an toàn. Nhưng nếu bạn đang tự hỏi làm thế nào để làm việc hiệu quả khi không đến công sở, hãy tham khảo những lời khuyên sau đây:

1. Giữ điện thoại, laptop trong trạng thái được sạc

Trước tiên bạn cần đảm bảo rằng điện thoại và máy tính xách tay của bạn được sạc để công việc của bạn không bị ảnh hưởng do mất điện. Bạn không bao giờ biết khi nào có sự cố điện tại chỗ của bạn. Khi bạn ở công sở, rõ ràng có một hệ thống dự phòng tốt, và chỗ của bạn cũng phải giống như vậy. Vì thế luôn chuẩn bị sẵn sàng là điều nên làm.

2. Thiết lập không gian làm việc của bạn

Tất nhiên, khi bạn làm việc ở nhà, bạn vẫn có thể ở trên giường và bật máy tính xách tay để bắt đầu công việc. Nhưng làm thế nào về việc thiết lập một không gian làm việc? Khi nói điều này, không có nghĩa là bạn cần có một cabin riêng và bàn làm việc.

Bạn có thể tạo không gian làm việc ở một góc phòng khách hoặc phòng ngủ. Hoặc bạn có thể sắp xếp một cái bàn và một chiếc ghế nơi bạn có thể ngồi làm việc một cách yên bình. Ý định đằng sau việc thiết lập một không gian làm việc giúp bạn chuẩn bị tinh thần để làm việc hiệu quả nhất có thể, theo Bold Sky.

3. Làm cho tâm trí bạn làm việc như thể đang ở văn phòng

Nếu bạn nghĩ rằng bạn có thể làm việc tốt trong khi bạn đang ngáp và vẫn đang mặc quần áo ngủ, thì bạn có thể đã sai. Bạn có thể không tập trung vào công việc và sẽ dễ chán. Tắm, mặc quần áo sạch và ăn sáng theo cách tương tự như trước khi đi đến công sở. Sau đó, ngồi vào không gian làm việc của bạn và bắt đầu hoạt động như bạn vẫn thường làm tại công sở vào những ngày bình thường.

4. Không khuyến khích xâm nhập riêng tư

Nếu làm việc ở công sở, bạn bè thường không nên tạt qua văn phòng để “tám”, đi chơi hoặc làm gián đoạn công việc của bạn. Nhưng đôi khi bạn bè, thành viên gia đình và hàng xóm có ý định tốt nghĩ rằng làm việc tại nhà là khác. Những gián đoạn và các cuộc thăm viếng có thể khiến bạn mất tập trung hoặc trễ nãi công việc.

Điều quan trọng là ngăn chặn mọi sự xâm nhập vào không gian làm việc của bạn bằng cách thông báo cho người khác rằng dù nơi làm việc của bạn đã thay đổi, nó vẫn cần sự riêng tư và tập trung. Hãy thông báo cho những người khác rằng trong giờ làm việc tại nhà, bạn không sẵn sàng tiếp khách và không muốn gián đoạn công việc. Mọi kết nối, nếu có, chỉ diễn ra sau giờ làm việc, theo tạp chí Forbes.

Tận dụng thông tin liên lạc video nhiều hơn bình thường, do bạn đã bị cô lập nhiều hơn. Hãy chắc chắn rằng bạn có các phương tiện kỹ thuật để kết nối với các thành viên trong nhóm làm việc hoặc bạn văn phòng, và bạn có thể gọi điện video và hội nghị từ xa.

Theo PGS-TS Lê Thị Lan Hương, nguyên Viện trưởng Viện Khoa học - Lao động (Bộ LĐ-TB-XH), xu hướng làm việc từ xa được nhiều quốc gia trên thế giới áp dụng trong thời đại công nghệ 4.0. Khi dịch bệnh hoành hành, giải pháp này còn giúp giảm khí thải gây ô nhiễm môi trường, tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp. Bà Hương phân tích: “Ưu điểm của cách thức làm việc này là mang lại cho nhân viên sự thoải mái và tự do sáng tạo, tránh được những áp lực tại cơ quan. Tuy nhiên, giải pháp này chỉ phù hợp với các công ty lớn, công ty đa quốc gia và một số ngành nghề, bởi nhiều doanh nghiệp tại VN chưa chuẩn bị cho hệ thống làm việc từ xa. Việc thiếu sự giám sát có thể dẫn đến nhân viên làm việc tại nhà không tự giác, thiếu tập trung trong công việc”.

Theo bà Hương, hiện tại đây là giải pháp tạm thời được các doanh nghiệp, đơn vị áp dụng trong mùa dịch, nhưng sẽ là xu thế làm việc mới trong thời gian tới tại VN. “Trong cái rủi có cái may”, các doanh nghiệp sẽ đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào đời sống tạo ra những yếu tố mới, không chỉ là có thể làm việc ở nhà kết nối toàn cầu. Bên cạnh đó, cách làm việc này cũng tạo ra sự phân công lao động mới thay cho mô hình truyền thống làm việc tại văn phòng. Quan trọng nhất là không gian làm việc mới, không gian tương tác trên mạng giúp rút ngắn các công đoạn trong quá trình làm việc, trao đổi thông tin, tạo điều kiện phát triển kinh tế - xã hội sau dịch bệnh”.