Số hóa công tác quản trị doanh nghiệp tại EVN: Tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả công tác quản lý, điều hành

Điều hành trên môi trường số

444 cuộc họp trực tuyến, 468 hội nghị truyền hình đã được tổ chức trong 9 tháng đầu năm 2021 là những con số ấn tượng của Cơ quan Tập đoàn Điện lực Việt Nam trong việc ứng dụng CNTT vào công tác quản trị doanh nghiệp. Nếu tính cả các đơn vị thành viên, con số này còn cao hơn gấp nhiều lần. Cùng với đó, các ứng dụng họp trực tuyến Zoom Meeting, MS Team, Google Meeting kết nối đa điểm với các giải pháp đảm bảo an toàn thông tin, mã hoá bảo mật cũng được sử dụng thường xuyên, phát huy hiệu quả trong việc triển khai các nhiệm vụ, đặc biệt là trong những thời điểm dịch bệnh COVID-19 diễn biến phức tạp.

Với đặc thù các đơn vị thành viên trải dài khắp 63 tỉnh, thành phố trên cả nước, trong thời gian qua, dịch COVID-19 diễn biến phức tạp đã ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động của EVN. Tuy nhiên, việc số hóa công tác chỉ đạo, điều hành, tổ chức các cuộc họp trực tuyến,... đã góp phần giúp EVN điều hành thông suốt, kịp thời tháo gỡ các khó khăn, vướng mắc, thực hiện tốt “nhiệm vụ kép” vừa đảm bảo cung cấp điện an toàn, tin cậy, vừa phòng chống dịch hiệu quả.

Cụ thể, trong thời điểm dịch COVID-19 diễn biến phức tạp, khi nhiều địa phương tại miền Nam, Thủ đô Hà Nội phải giãn cách xã hội trong thời gian dài để phòng, chống dịch COVID-19, công tác chỉ đạo, điều hành của tập đoàn, của các đơn vị thành viên về tất cả các lĩnh vực hoạt động, về công tác phòng, chống dịch vẫn đảm bảo thông suốt hàng ngày, hàng tuần thông qua các nền tảng số.

Hàng trăm hội nghị truyền hình, cuộc hộp qua các nền tảng số đã được EVN triển khai trong những thời điểm dịch COVID-19 diễn biến phức tạp

Ông Đào Hòa Bình - Giám đốc Ban QLDA Điện lực miền Nam (Tổng công ty Điện lực miền Nam) chia sẻ, trong hơn 3 tháng dịch COVID-19 bùng phát và lan rộng, nhiều tỉnh/thành phố ở khu vực miền Nam phải thực hiện giãn cách xã hội đã ảnh hưởng rất lớn đến công tác quản lý, điều hành, thi công các công trình lưới điện. Việc di chuyển giữa các địa phương rất khó khăn. Để đảm bảo công việc không bị gián đoạn, Ban QLDA Điện lực miền Nam đã ứng dụng tối đa công nghệ thông tin phục vụ công tác quản lý, điều hành như: xử lý công văn, công việc từ xa trên phần mềm; quản lý tiến độ dự án trên phần mềm quản lý đầu tư xây dựng (IMIS); tổ chức nhiều cuộc họp xử lý trở ngại các vấn đề phát sinh trong quá trình triển khai công trình bằng hình thức trực tuyến qua Zoom, Google Meet,...

Việc ứng dụng mạnh mẽ công nghệ số vào công tác quản trị doanh nghiệp đã giảm được số lần các đơn vị phải trực tiếp tập trung họp tại trụ sở tập đoàn/tổng công ty/đơn vị, vừa giảm chi phí đi lại, lưu trú,... vừa phòng, chống dịch COVID-19 hiệu quả.

Tiết kiệm chi phí, nhân lực

Với việc ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin, công nghệ số vào công tác quản trị doanh nghiệp, EVN đã và đang tiết kiệm thời gian, cắt giảm những chi phí không cần thiết, nâng cao năng suất lao động hiệu quả. Điển hình, ứng dụng Digital office với nền tảng công nghệ mới, tích hợp chữ ký số công cộng cho các cán bộ quản lý, chữ ký số nội bộ cho 100% CBCNV trong toàn Tập đoàn đã phục vụ hiệu quả cho các hoạt động nội bộ mỗi cơ quan đơn vị. Hệ thống đã cho phép trình ký, phát hành 100% văn bản đi và tiếp nhận văn bản đến (trừ văn bản mật), lập hồ sơ điện tử và lưu trữ hoàn toàn trên môi trường mạng. Qua đó, giảm thời gian lưu chuyển văn bản, công văn giữa các ban EVN cũng như giữa EVN với các đơn vị trực thuộc; đồng thời xóa bỏ các giới hạn về không gian, vị trí địa lý. Trong 9 tháng đầu năm 2021, 90% văn bản được ký số; 99% văn bản được phát hành qua trục liên thông nội bộ tới các đơn vị EVN,...

Việc giải quyết công văn đi, công văn đến trên hệ thống D-Office cũng đã giúp EVN tiết kiệm chi phí văn phòng phẩm và chi phí vận chuyển tài liệu so với trước đây. Theo thống kê, chi phí gửi chuyển phát giấy qua đường bưu điện đã giảm từ 383,3 triệu đồng năm 2017 xuống còn 184 triệu đồng năm 2020.

Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ số đã giúp cho lãnh đạo Tập đoàn/đơn vị và CBCNV có thể xử lý, giải quyết công việc mọi lúc, mọi nơi, góp phần tăng năng suất lao động, tối ưu hóa nhiều chi phí cho ngành.

Trong công tác quản trị văn phòng, từ công việc đăng ký văn phòng phẩm, tặng phẩm, đăng ký công tác,... đều được ứng dụng CNTT. EVN cũng đang xây dựng hệ thống thanh toán điện tử, dự kiến hoàn thành triển khai và đưa vào sử dụng trước ngày 31/12/2021; đồng thời, nghiên cứu ứng dụng Robot trong một số hoạt động như: Chỉ dẫn lễ tân; triển khai ứng dụng AI để quản lý khách vào/ra tòa nhà kết hợp kiểm soát an ninh, chấm công và liên kết với hệ thống phần mềm trả lương cho CBCNV khối cơ quan EVN; triển khai thực hiện pháp điển hóa Quy chế quản lý nội bộ trong toàn Tập đoàn Điện lực Quốc gia Việt Nam.