Người bán có trách nhiệm thông báo cho người mua khi có điều chỉnh hóa đơn

Ảnh minh họa

Hỏi: Ví dụ hóa đơn tháng 2/2022 đã kê khai và hoàn thuế, đến tháng 6/2022 bên mua phát hiện hóa đơn đã bị hủy. Vậy có giải pháp nào mà liên quan đến hóa đơn thì khi bên bán đã xuất rồi muốn điều chỉnh gì lên hóa đơn đấy đều tự động báo cho bên mua không? Hóa đơn vận chuyển rải rác các ngày trong tháng, nhưng xuất 1 hóa đơn vào ngày cuối tháng có được không?

Trả lời: - Về thông báo cho người mua khi có điều chỉnh hóa đơn:

Theo quy định tại khoản 1 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP thì trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử (HĐĐT) đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT về việc hủy HĐĐT có mã đã lập có sai sót và lập HĐĐT mới. Khi người bán gửi thông báo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tới cơ quan thuế để hủy hóa đơn, sau khi cơ quan thuế tiếp nhận về việc hủy hóa đơn thì Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hỗ trợ tra cứu toàn bộ thông bộ thông tin, trạng thái (hủy, điều chỉnh, thay thế,...) trực tiếp trên Cổng. Đồng thời Tổng cục Thuế cũng đã nâng cấp để hỗ trợ cung cấp thông tin cho người mua theo hình thức gửi thông báo về việc hủy hóa đơn theo địa chỉ email của người mua đã đăng ký trên tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn hoặc trên hóa đơn trong trường hợp người mua chưa đăng ký sử dụng HĐĐT.

Theo quy định tại khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP thì trường hợp HĐĐT có mã của cơ quan thuế hoặc HĐĐT không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót thì người bán có trách nhiệm thông báo cho người mua.

- Về thời điểm lập hóa đơn: đã được quy định cho các trường hợp cụ thể tại Khoản 4 Điều 9 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.

Hỏi: Khi giao cho khách hàng hóa đơn GTGT bản thể hiện có giá trị để thanh toán, hạch toán không hay phải lập hóa đơn chuyển đổi. Đơn vị lưu hóa đơn để hạch toán thì lưu bản thể hiện hay bản chuyển đổi?

Trả lời: Theo quy định Điều 3 và Điều 12 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP thì HĐĐT là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế theo định dạng của cơ quan thuế là sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML. Do đó người bán gửi cho người mua hóa đơn gốc định dạng XML. Người mua lưu giữ hóa đơn gốc định dạng XML để hạch toán, thanh toán và kê khai.

Theo quy định tại Khoản 3 Điều 7 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP: Hóa đơn chuyển đổi thành hóa đơn giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ theo dõi, không có hiệu lực để giao dịch thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử đến cơ quan thuế.